Każda firma, niezależnie od tego, jaka jest skala jej działalności, jest zobowiązana do przechowywania dokumentacji firmowej. Obecnie coraz częściej korzysta się z dokumentacji elektronicznej. Jednak nadal przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów rozliczeniowych z US oraz wszelkich dokumentów ZUS. Zwłaszcza te ostatnie należy przechowywać bardzo pieczołowicie.
O ile w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność dokumentację firmową można zmieścić na jednym regale, o tyle firmy zatrudniające pracowników potrzebują już bardziej zaawansowanych rozwiązań. Ten fakt można bardzo prosto wytłumaczyć. Pamiętajmy, że w takich firmach muszą przecież być przechowywane nie tylko dokumenty podatkowe (na okres 5 lat), ale także szeroko pojmowane dokumenty kadrowo-płacowe dotyczące każdego pracownika.
Przy przechowywaniu dokumentów powinno się wziąć pod uwagę nie tylko odpowiednią ilość miejsca, ale także i kwestie bezpieczeństwa. Dokumenty powinny być przechowywane w miejscu, gdzie nikt niepowołany nie ma do nich dostępu i jednocześnie nie ma ryzyka, że ulegną zniszczeniu bądź też zaginięciu. Nic zatem zaskakującego w tym, że coraz więcej firm z różnych sektorów decyduje się umieścić swoją dokumentację w nowoczesnych magazynach self storage.
Przede wszystkim z rozwiązania tego mogą skorzystać firmy o różnych wielkościach. Magazyny self storage oferują komórki magazynowe o różnych powierzchniach – od 1 do 25 m2. W praktyce oznacza to, że także i przedsiębiorstwa, które potrzebują dość dużego archiwum, mogą wziąć pod uwagę te usługi. Wszyscy wiemy, że w przypadku dokumentacji firmowej bezpieczeństwo jest kwestią nadrzędną. To kolejny argument za tym, by przechowywać dokumenty podatkowe, kadrowo-płacowe oraz wszelkie inne właśnie w magazynie self storage. Do tego dochodzi fakt, że tego rodzaju obiekty są monitorowane i nadzorowane prze ochronę. Firma nie musi zatem ponosić kosztów zabezpieczenia dokumentów, ponieważ płaci tylko za wynajem komórki magazynowej. Ważną zaletą jest także całodobowy dostęp do wynajmowanej komórki.
