W każdej firmie, niezależnie od jej rozmiarów, konieczne jest sprawne archiwizowanie dokumentów. Chodzi nie tylko o faktury, w tym także i dowody kosztów przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim o różnego rodzaju dokumenty urzędowe. Jeśli firma zatrudnia pracowników, dokumentów jest automatycznie więcej. Tymczasem nie zawsze mamy odpowiednio dużo miejsca, aby móc je samodzielnie przechowywać.
Na całe szczęcie można obecnie zdecydować się na wynajem komórki magazynowej w magazynie self storage. We Wrocławiu i Poznaniu można wziąć pod uwagę usługi Stokado – firma oferuje wygodne komórki magazynowe w kilku różnych lokalizacjach. Cena wynajmu jest bardzo przystępna. W jaki sposób właściwie archiwizować dokumenty? Oto kilka porad:
-
przede wszystkim trzeba posegregować dokumenty – wiadomo, że do niektórych dokumentów trzeba mieć dostęp. Zatem dobrze byłoby odpowiednio ułożyć dokumenty księgowe, dotyczące zatrudnienia, faktury itd. Najlepiej chronologicznie. Tym sposobem mamy pewność, że zawsze znajdziemy wszystko, co jest nam akurat potrzebne;
-
należy sprawdzić, jak długo poszczególne dokumenty muszą być przechowywane – to bardzo istotne. Są dokumenty, których można się pozbyć już po 5 latach, są też i takie, które trzeba przechowywać 50 lat (dokumenty dotyczące zatrudnienia). Warto zapoznać się z wytycznymi odnośnie tych okresów, aby móc na bieżąco pozbywać się dokumentacji, która nie jest już potrzebna;
-
trzeba zabezpieczy
-
dokumenty przed zniszczeniem – warto wykorzystać specjalne kartony na dokumenty. Obecnie można znaleźć kartony w różnych rozmiarach, dostosowane do wszelkich możliwych gabarytów przechowywanych papierów. Znajdziemy kartony, w które można zapakować teczki, skoroszyty czy nawet segregatory.
Jeżeli zdecydujecie się na archiwizowanie dokumentów właśnie w magazynach samoobsługowych, gwarantujemy obsługę na wysokim poziomie. Co istotne, każdy obiekt magazynowy, przynajmniej w Stokado, jest monitorowany. Oprócz tego do wynajmowanej komórki magazynowej ma dostęp wyłącznie osoba, która ją wynajmuje.
