Przeprowadzka firmy. Jak ją zorganizować?

Jak pakować upominki reklamowe i gdzie je przechować?
6 grudnia 2019
Przeprowadzka za granicę – poradnik
8 stycznia 2020

Przeprowadzka firmy. Jak ją zorganizować?

Przeprowadzka firmy nie jest prostym zadaniem, nie tylko pod względem logistyki. Odpowiednia organizacja dokumentów, ich przechowanie, a także zmiana danych firmy to tylko część kwestii koniecznych do zrealizowania. Jak przenieść biuro, zakład produkcyjny czy magazyn? To, jak skomplikowana będzie przeprowadzka firmy, zależne jest przede wszystkim od rodzaju działalności gospodarczej.

Przeprowadzka firmy – od czego zacząć?

Przeprowadzki firm zdarzają się dość często i stanowią niejako kolejny etap rozwoju firmy. Zwiększona liczba pracowników, poprawa warunków, a może konieczność przeznaczenia większej przestrzeni na cele magazynowe lub produkcyjne? Zależnie od powodu, a także ilości dóbr i rozmiarów pomieszczeń, przeprowadzka może być mniej lub bardziej skomplikowana. W każdym przypadku przeprowadzkę warto rozpocząć od stworzenia szczegółowej rozpiski, rozplanowania przestrzeni w nowym miejscu oraz ustalenia kolejności przenoszenia dokumentów i dóbr.

Aby przeprowadzka firmy się powiodła, należy odpowiednio ją zaplanować. Najlepiej jest stworzyć szczegółową rozpiskę z podziałem na typ dóbr. Mogą to być dokumenty z podziałem na ich rodzaj, a także wyposażenie oraz produkty firmy, sprzęty i wiele innych. Istotnym elementem planu powinno być wskazanie konkretnego miejsca przechowania w nowej siedzibie firmy. Takie postępowanie nie jest w żadnym razie przesadą, zwłaszcza gdy chodzi o przechowanie dokumentów zawierających dane osobowe klientów i pracowników! Ponadto, podczas przeprowadzki nierzadko okazuje się, iż część rzeczy należy wyrzucić. Warto ten moment wykorzystać, aby uniknąć bałaganu w nowym miejscu.

Wiedząc już, które z dóbr i papierów będą transportowane w pierwszej kolejności, warto zaplanować także w jaki sposób magazynowane będę pozostałe rzeczy. Ma to ogromne znaczenie, ponieważ w miejscu dotychczasowej siedziby firmy może panować spory bałagan. Co więcej podczas przenoszenia mebli i sprzętów konieczna jest dobrze uporządkowana obszerna przestrzeń. Kartony magazynowane w pomieszczeniach nie tylko mogą zostać zniszczone lub zagubić się w procesie przeprowadzki, ale także mogą stanowić zagrożenie zdrowia i życia!

Dlatego polecamy, by korzystać ze sprawdzonego i wygodnego rozwiązania, jakim jest wynajęcie magazynów self storage Stokado. Boxy można wynająć na dowolną liczbę dni, bez konieczności zawierania umowy długoterminowej. Dlatego magazyny Stokado to najlepsza opcja, gdy chodzi o przeprowadzki firmowe czy prywatne. Warunki w boxach są doskonałe dla przechowania najróżniejszych dóbr, ponieważ we wnętrzach panuje odpowiedni poziom wilgotności i są one utrzymane na doskonałym poziomie higieny.

Nowa siedziba firmy. Jak się spakować?

Każdy typ dóbr powinien być opakowany w odpowiedni sposób. Firmy produkcyjne czy sprzedażowe bardzo się różnią. Poszczególne dobra wymagają odmiennych warunków przechowania, jak i transportowania. Mogą to być chociażby wyroby elektroniczne, delikatna porcelana, odzież, wyroby syntetyczne i naturalne, a nawet produkty spożywcze. W celu ich przetransportowania i magazynowania w trakcie przeprowadzki należy zapewnić odpowiednią temperaturę i wilgotność powietrza. Tutaj po raz kolejny warto wspomnieć o magazynach self storage Stokado!

Jak pakować dokumenty, a jak wyroby elektroniczne i sprzęty? W przypadku dokumentów należy pamiętać o uprzednim dokładnym ich uporządkowaniu. Trzeba pamiętać, że porządkowanie dokumentów powinno być zlecone wyłącznie osobom upoważnionym. Dlatego często przeprowadzka staje się obowiązkiem pracowników, a na ten czas zawieszone są zwykłe prace. Co więcej, każdy z dokumentów powinien być opakowany folią, co zabezpiecza papier przed zawilgoceniem lub zalaniem czy zagubieniem. Kolejno zapakowanie segregatorów jest już proste. Wystarczy zaopatrzyć się w suche i solidne kartony! Inaczej sprawa wygląda, kiedy chodzi o pakowanie sprzętów elektronicznych lub delikatnej porcelany czy innych dóbr, wymagających szczególnych warunków.

Do pakowania delikatnych dóbr należy zastosować opakowania dedykowane, np. te same w których zostały zakupione. Jeśli taka opcja jest niemożliwa, powinno się stosować specjalne wypełniacze, uniemożliwiające zniszczenie przedmiotów. Są to chociażby pianki, kulki styropianowe, papierowe wypełniacze, podstawki i organizatory. Gdy transportowane przedmioty są niezwykle wartościowe i podatne na zniszczenia warto zlecić wykonanie odpowiednio dostosowanych pianek ochronnych, dzięki którym wszelkie wstrząsy będą amortyzowane.

Już na etapie pakowania należy wdrożyć uprzednio zarysowany plan przeprowadzki. Warto segregować kartony względem ich zawartości. Warto również opisywać kartony i na każdym z nich zamieścić informację dotyczącą zawartości, miejsca docelowego i miejsca magazynowania na czas przeprowadzki. W ten sposób cały plan zostaje wprowadzony w życie i przeprowadzka firmy staje się dużo prostsza w realizacji.

Jaką firmę transportową wybrać?

Przeprowadzka firmy wymaga zazwyczaj, by skorzystać z usług profesjonalnej firmy. Często jest to nie tyle firma transportowa, co raczej profesjonalna firma przeprowadzkowa. Grono fachowców nie tylko zapewnia przewóz dóbr, ale także doradztwo na wysokim poziomie. Najważniejszą osobą w takiej firmie jest wyznaczony kierownik projektu. W takiej sytuacji to zespół firmy przeprowadzkowej zajmuje się planowaniem przeprowadzki i jej realizacją.

Taka firma zapewni również bezpłatne kartony świetnej jakości. Opcje transportowe są dostosowane względem przewożonych dóbr, a kartony i sprzęty są zabezpieczone przed wstrząsami i zniszczeniem. Dzięki temu firma zewnętrzna zajmuje się przeprowadzką od jej zaplanowania, aż po transport, jak też wybór miejsca magazynowania i całą logistykę. Należy przy tym pamiętać, iż część dokumentacji jest zupełnie poufna i nie może być przekazana do organizacji przez firmę zewnętrzną, chyba że zostanie na to wyrażona zgoda.

Przeprowadzka firmy a formalności


Zmianę siedziby firmy należy oczywiście zgłosić, edytując wniosek do CEIDG. Obecnie wykonanie zmiany jest bardzo proste i można przeprowadzić ją za pośrednictwem internetu. Nie mniej istotna jest także aktualizacja danych w Google Maps, na stronie internetowej i na portalach społecznościowych. Choć zmiana adresu na stronie, Facebooku czy Instagramie nie sprawia większych problemów, przeprowadzenie zmiany w Google Maps nie jest tak łatwe. Chodzi przede wszystkim o dość długi czas oczekiwania.

Zanim zmiany będą widoczne, Google musi adres zweryfikować. Co więcej, trzeba koniecznie pamiętać o usunięciu poprzedniego adresu i oznaczeniu miejsca jako zamknięte na stałe. Warto tych zmian dokonać z bezpiecznym wyprzedzeniem, aby w odpowiednim momencie informacje były już zaktualizowane. Oprócz tego warto w sposób widoczny ogłosić zmianę adresu. Takie powiadomienie powinno się być wznawiane do momentu, gdy nowy adres będzie już powszechnie znany.

Przeprowadzka firmy może okazać się trudnym w przeprowadzeniu logistycznym projektem. Jednakże, można takich komplikacji uniknąć. Wszystko dzięki uprzedniemu rozplanowaniu. Niezależnie od tego, czy przeprowadzką zajmie się firma zewnętrzna czy też pracownicy i właściciele firmy to właśnie dobry plan jest podstawą sukcesu.